Revisa cada factura
antes de pagarla.
Facturas de proveedor de UpChannels registra lo que te facturan tus proveedores y lo que les pagas. Una factura de una orden de compra se compara línea por línea con lo que pediste y lo que recibiste, así que un cambio de precio o un envío incompleto se detecta antes de pagar, y la renta, la luz y el seguro van a sus propias cuentas.
Cada factura, comparada con la orden y la recepción
Finanzas → Facturas de proveedor, en Pro y Premium.
Desde la recepción,
no desde un formulario en blanco.
Presiona Crear factura en la orden de compra en Compras, o en su fila de Recibido sin facturar, y la factura se llena con la recepción: cada línea que llegó al costo de la orden, más el flete, los cargos y el impuesto de la orden. Una factura que coincide no necesita cambios; donde la factura del proveedor difiera, escribe lo que dice.
Cada diferencia
la decides tú.
Cada línea que no coincide con la orden de compra se marca y pregunta qué hacer. Si aceptas la diferencia, la tienda debe lo que facturó el proveedor; si retienes la línea, la factura debe lo que registró la orden y no se puede pagar hasta que la resuelvas; si la pagas de menos, la tienda solo debe lo que registró la orden.
Renta y seguro,
se configuran una vez.
Una factura de renta, luz, seguro o software va línea por línea a su categoría —Renta, Servicios públicos, Seguros, Servicios profesionales, Publicidad, Software y suscripciones, Impuestos y licencias— y aparece en el estado de pérdidas y ganancias y en el Informe de gastos. Una factura recurrente crea cada una antes de su vencimiento.
Lo que vence
y lo que pagaste.
Por vencer lista lo que debes que vence pronto, las vencidas primero. Abre una factura y usa Registrar pago: el monto, el día en que se pagó y cómo —cheque, transferencia bancaria, tarjeta, efectivo u otro—. El pago se resta de Cuentas por pagar y de Efectivo ese día, y la factura queda como Pagada en parte o Pagada.
Lo que debes,
según cuánto se ha atrasado.
Antigüedad lee las Cuentas por pagar al final de cualquier día y divide a cada proveedor según cuánto tiempo lleva vencido, con lo recibido sin facturar al lado, así que su total es el saldo de tus libros. Estado de cuenta del proveedor lista las facturas y pagos de un proveedor en un rango con el saldo acumulado: el PDF que conviene tener abierto cuando llama el proveedor.
Las órdenes de compra de antes de Facturas de proveedor
Una orden de compra entregada queda registrada como deuda con su proveedor hasta que una factura la cubre. Las órdenes de antes de Facturas de proveedor, y cualquiera cuya factura nunca se ingresó, siguen apareciendo como deuda, así que el balance puede mostrar más deuda de la que tienes. La pestaña Sin factura registrada del propietario las lista de la más antigua a la más reciente, con las entregas de los últimos 30 días aparte porque su factura normalmente está en camino.
Para cada una, el propietario elige Pagada el… —el día en que se pagó, cómo y el número de factura del proveedor, registrado como una factura y su pago— o Nunca se debió… con un motivo, que se da de baja de Cuentas por pagar en el día de la entrega. Nada se cambia por ti: solo el propietario las resuelve, una por una.
Lo que Facturas de proveedor no hace
- Registra los pagos que haces. No les envía dinero a los proveedores: no hay pago de facturas en línea ni impresión de cheques.
- No lee las facturas por ti. Escribe lo que dice la factura del proveedor y adjúntala como JPEG, PNG, WebP o PDF de 10 MB como máximo.
- Una factura recurrente repite las mismas líneas y montos. Una factura que cambia cada mes, como la luz, se edita antes de pagarla.
- Solo el propietario y los gerentes registran, aprueban, pagan y anulan facturas. El personal ve las facturas solo donde la tienda le muestra el costo.
- La nómina nunca es una factura: los sueldos se pagan con las corridas de nómina.
- Un pago en efectivo se resta del Efectivo de tus libros. No es una salida del cajón de efectivo, así que Cierre de caja no lo ve.
Respuestas sobre facturas de proveedor y cuentas por pagar
¿Qué es una conciliación de tres vías y UpChannels la hace?
¿Qué pasa cuando un proveedor factura más de lo que recibimos?
¿Una factura de una orden de compra cuenta la mercancía dos veces?
¿Puedo pagarles a los proveedores a través de UpChannels?
¿Se pueden configurar una sola vez la renta y otras facturas mensuales?
¿Y las órdenes de compra entregadas antes de empezar a usar Facturas de proveedor?
¿Qué planes incluyen Facturas de proveedor?
Facturas de proveedores y cuentas por pagar es una parte de UpChannels
Facturas de proveedores y cuentas por pagar de UpChannels son las cuentas por pagar para pequeños comercios y negocios de servicios, en los planes Pro y Premium: facturas de proveedor creadas desde una orden de compra y comparadas línea por línea con lo pedido y lo recibido, con cada diferencia aceptada, retenida o pagada de menos antes de pagar; facturas de renta, luz, seguro y otros gastos fijos registradas en sus categorías; facturas recurrentes creadas antes de su vencimiento; pagos registrados el día en que se hacen, listos para la conciliación bancaria; y facturas por vencer, antigüedad de cuentas por pagar por proveedor y estados de cuenta de proveedores, exportados o enviados por correo. Registra los pagos; no les envía dinero a los proveedores.
UpChannels es una plataforma todo en uno para pequeños comercios y negocios de servicios —ventas, inventario, clientes, agenda, entregas, pagos y finanzas en un solo sistema— y un equipo real que crea tu sitio web, gestiona tus anuncios y automatiza el trabajo pesado. Las partes de abajo comparten un mismo conjunto de registros, así que no hay integraciones que conectar entre ellas; la página de precios muestra qué plan incluye cada una.
El producto avanza más rápido que esta página. UpChannels publica actualizaciones casi todas las semanas, así que una descripción aquí puede ir por detrás de lo que ya está en el software. Donde no coincidan, el producto en funcionamiento es la versión actual; avísanos si encuentras una diferencia y corregiremos la página.
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